Trabajar con datos de otros libros

La situación planteada es  emplear la información recogida en distintos documentos de Excel.

Punto de partida

Vamos a suponer que tenemos para dos sucursales, dos libros diferentes recogiendo los ingresos y gastos de cada una y que deseamos tener en un tercero, el resumen de ambas:

Cuando vamos a tomar datos situados en distintos documentos, lo ideal es tener todos los libros abiertos que vayamos a necesitar, y dentro de poco verás la razón de esta sugerencia.

Desarrollo

Como puedes ver en la imagen anterior, tenemos todo abierto y preparado para empezar a trabajar, así que nos colocamos en B2 del libro Resumen.xlsx y empezamos a preparar la fórmula. Sigue estos pasos al pie de la letra si no quieres tener complicaciones:

1. Empieza la expresión con un signo = o un signo +
2. Haz clic en la celda B2 del libro Sur.xlsx
3. Sin buscar el cursor, en el teclado pulsa el signo +
4. Haz clic en la celda B2 del libro Norte.xlsx
5. Sin volver a resumen, pulsa Intro o Return

En la barra de fórmulas, Excel mostrará la siguiente expresión:

=[sur.xlsx]Hoja1!$B$2+[norte.xlsx]Hoja1!$B$2

Fíjate que Excel marca como absolutas las celdas que provienen de otros libros; en consecuencia, para copiar la fórmula al resto de conceptos, primero tendremos que quitar las marcas de dólar y luego copiar y pegar.

El resultado final en el libro Resumen.xlsx será el que aparece en la siguiente imagen:

Lo que no vemos

El proceso que hemos seguido ha resultado sencillo y sin mucha complejidad, pero ha resultado así por tener todos los libros abiertos.

¿No te lo crees? Cierra los libros Norte.xlsx y Sur.xlsx, y comprueba la fórmula que ahora aparece en la celda B2 de Resumen.xlsx:

='H:\Documents and Settings\Casa\Escritorio\[sur.xlsx]Hoja1'!B2+'H:\Documents and Settings\Casa\Escritorio\[norte.xlsx]Hoja1'!B2

Al cerrar los libros conectados, Excel modifica la fórmula para incluir la ruta real que debemos seguir hasta acceder a los datos, pasando por las unidades de disco y carpetas que se requieran en cada caso.

Si quisiéramos crear la fórmula sin abrir Norte y Sur, nos hubiéramos visto obligados a escribir la expresión tal y como acabamos de exponer, método que incrementa de manera clara las posibilidades de cometer un error de escritura.